La facturación electrónica dejó de ser un tema “de empresas grandes”. Hoy la mayoría de negocios formales en Colombia la usa todos los días, y no hacerlo bien puede traer sanciones de la DIAN, rechazos de clientes y desorden contable. Esta guía explica lo esencial en lenguaje simple. No reemplaza la asesoría de tu contador, porque cada caso depende del régimen y la actividad del negocio.
¿Qué es exactamente?
Es una factura con los mismos efectos legales que la de papel, pero que se genera en un formato digital definido por la DIAN, se valida antes de entregarse al comprador y queda registrada en el sistema de la entidad. Cada factura lleva un código único (CUFE) y un código QR con el que cualquiera puede verificarla.
Las reglas técnicas actuales están en la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN y sus modificaciones. Como la norma se actualiza, conviene revisar siempre la versión vigente en dian.gov.co.
Los documentos que debes conocer
- Factura electrónica de venta: la que entregas al vender bienes o servicios.
- Documento equivalente electrónico (tiquete POS): el comprobante que entregan comercios con sistema de punto de venta. También pasó a ser electrónico.
- Notas crédito y débito: para corregir, anular o ajustar una factura ya emitida. Una factura electrónica no se “borra”: se corrige con una nota.
- Documento soporte en adquisiciones: lo generas tú cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar, para soportar ese costo o gasto.
- Nómina electrónica: el reporte de los pagos a tus empleados, que se transmite a la DIAN.
¿Cómo empezar?
- Revisa tu RUT con tu contador: tus responsabilidades tributarias determinan qué documentos debes expedir.
- Habilítate como facturador en el portal de la DIAN y obtén la autorización de numeración.
- Elige cómo vas a facturar: la DIAN ofrece una solución gratuita con funciones básicas, y también existen proveedores tecnológicos y software contable o POS que facturan directamente.
- Haz el set de pruebas que exige la DIAN antes de facturar en producción.
- Capacita a quien factura en tu negocio: datos del cliente, impuestos y cómo corregir errores.
¿Solución gratuita o software propio?
La herramienta gratuita sirve para negocios con pocas facturas al mes. Si facturas a diario, manejas inventario o tienes punto de venta, digitar cada factura a mano consume tiempo y genera errores. En ese caso conviene un sistema donde la venta, el inventario y la factura salgan del mismo registro: vendes una vez y todo se actualiza.
Errores frecuentes
- Pedir los datos del cliente incompletos o con errores (nombre, documento, correo).
- Dejar vencer la numeración autorizada y no poder facturar.
- No generar el documento soporte cuando compras a personas no obligadas a facturar, lo que puede afectar la deducción de ese gasto.
- Corregir facturas “a mano” en lugar de usar notas crédito o débito.
- No conciliar lo facturado con lo que reporta tu contabilidad.
Cómo te ayudamos
En Domiwebb implementamos sistemas de POS, inventario y facturación conectados entre sí, y acompañamos el orden contable de tu negocio con nuestra consultoría contable. Si no tienes claro qué te aplica, empieza por un diagnóstico.