“Creo que quedan como diez.” Si esa frase se repite en tu negocio, el inventario te está costando dinero: productos que se vencen, ventas perdidas por falta de existencias y plata quieta en mercancía que no rota. No necesitas un software costoso para empezar a ordenarlo. Necesitas un método.
Paso 1: haz un conteo inicial completo
Elige un día de poco movimiento y cuenta todo lo que tienes. Registra cada producto con su cantidad, costo de compra y ubicación. Será tu punto de partida: sin un inventario inicial confiable, todo lo demás falla.
Paso 2: codifica tus productos
Asigna a cada referencia un código único (puede ser el código de barras del fabricante o uno propio, como TOR-001). Define también la unidad de medida (unidad, caja, kilo, metro). Así evitas confusiones entre productos parecidos y facilitas el uso de un sistema más adelante.
Paso 3: registra todas las entradas y salidas
Cada compra, venta, devolución, consumo interno o pérdida debe quedar anotada con fecha, cantidad y motivo. A este registro se le conoce como kardex. La regla de oro: ningún producto entra ni sale sin registro. Si una sola persona se salta el paso, el inventario deja de cuadrar.
Paso 4: define stock mínimo y punto de pedido
Para cada producto importante pregúntate: ¿cuánto vendo por semana? ¿cuántos días tarda mi proveedor en entregar? Con eso defines la cantidad mínima a partir de la cual debes volver a pedir. Por ejemplo, si vendes 20 unidades por semana y el proveedor tarda una semana, no deberías bajar de 20 a 25 unidades sin haber hecho el pedido.
Paso 5: rota primero lo que llegó primero
En productos perecederos o con fecha de vencimiento, vende primero lo más antiguo (método PEPS: primero en entrar, primero en salir). Organiza las estanterías para que lo nuevo quede atrás.
Paso 6: haz conteos cíclicos
En lugar de cerrar el negocio para contar todo cada año, cuenta cada semana un grupo pequeño de productos (por ejemplo, los de mayor valor o los que más se venden). Compara con lo que dice tu registro e investiga las diferencias: errores de digitación, robos, daños o ventas sin registrar.
Paso 7: revisa los números cada mes
- Productos que más rotan: nunca deberían agotarse.
- Productos quietos: mercancía que lleva meses sin venderse es dinero inmovilizado; considera promociones o dejar de comprarla.
- Diferencias de inventario: si se repiten, hay un problema de proceso que corregir.
¿Hoja de cálculo o sistema?
Una hoja de cálculo bien diseñada funciona para negocios con pocas referencias y poco movimiento. Conviene pasar a un sistema cuando:
- Manejas más de unas cuantas decenas de referencias o varias bodegas.
- Más de una persona vende o recibe mercancía.
- Quieres que cada venta descuente el inventario automáticamente.
- Necesitas conectar inventario, punto de venta y facturación electrónica.
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